Reduce los costos en papel y en el tiempo de busqueda de los empleados. Aumenta la velocidad de la consulta de sus documentos. Resguarda la información con el uso de la tecnología digital

Nuestro trabajo

Proveeemos todo el conocimiento para montar la oficina sin papel:
i) la organización de la información;
ii) la digitalización de los documentos;
iii) la administración de la información con el software de gestión documental.
iv) el almacenamiento de la información digital en la Nube;
v) el almacenamiento adecuado de los archivos en papel;
vi) el tratamiento e incorporacion in time de los nuevos documentos.

Este software especializado para la administración automatizada de documentos es una poderosa herramienta que le ofrece la oportunidad de administrar electrónicamente todos sus documentos sin importar el formato.

Usted podrá automatizar sus procesos de trabajo y la información podrá ser escaneada enviada,
recuperada, editada, procesada, protegida, revisada y auditada. Usted podrá garantizar el cumplimiento de los procesos de trabajo enviando la información a través de la red… y a tiempo. Orientado a la nube, la solución real para el archivado de sus documentos.

Sistema de digitalización y base de datos

Orientado a La Nube.

I) Movilidad: permite acceder a la información mediante dispositivos móviles tales como laptops, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.

II) Almacenamiento de información en servidores remotos (La Nube); para ello la aplicación hace uso de Web Services para el intercambio de información. Funciona a través de browsers; es ideal para empresas que tienen varias instalaciones separadas geográficamente; usted podrá acceder a la aplicación desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo: laptop, tableta o teléfono inteligente. El sistema de la base de datos es una herramienta para el seguimiento y control desde la comodidad de cualquier dispositivo conectado a La Nube (servidor remoto); la conexión con el servidor se realiza a través de Internet o de una intranet y la información siempre la tendrá disponible.

Trabaja con un sencillo Motor de Búsqueda que facilita la rápida ubicación de cualquier documento electrónico, imágenes digitalizadas o fotografías digitales mediante el uso de las Palabras Claves que identifican el documento.

Permite automatizar el manejo de la información y la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos mediante la digitalización de los documentos.

Permite mantener la información centralizada y disponible para todos los usuarios; vincular la información, evitar errores de transcripción; auditar los procesos de trabajo; crear Catálogos y Listas de Validación importando la información directamente de los Sistemas Administrativos del cliente.

Trabaja en base a Catálogos, es decir, bases de datos compuestas por un conjunto de campos creados para registrar información referente a documentos o expedientes. La información de los catálogos se despliega mediante fichas que muestran los datos claves de la información de la base de datos. Permite relacionar diferentes Catálogos entre sí; además, se les pueden vincular imágenes digitalizadas, archivos electrónicos, fotografías digitales y cualquier tipo de archivo sin importar su formato.

Permite automatizar los procesos de trabajo de la empresa mediante la creación de Flujos de Trabajo. Mediante esta herramienta se establece la secuencia de las actividades a realizar y se especifican las tareas, requisitos y condiciones que prevalecen para su ejecución. El Flujo de Trabajo hace posible: 1) centralizar las gestiones y visualizar el rendimiento de los procesos; 2) ahorrar tiempo e incrementar la productividad y la eficiencia; 3) cumplir con las normas y los procedimientos; 4) detectar cuellos de botella y eliminar la duplicidad de tareas; 5) elimina el extravío de documentos, controla el trabajo y permite determinar responsabilidades; 6) permite auditar los procesos y elaborar estadísticas.

Emite un Reporte del Flujo de Trabajo que sirve para verificar si las Estaciones de Trabajo están realizando las tareas asignadas; si cumplen con los tiempos de respuesta establecidos; y permite supervisar y controlar el trabajo en tiempo real. Los reportes emitidos se pueden exportar a cualquier otra aplicación del sistema para diferentes usos gerenciales y crear las estadísticas pertinentes.

Posee un Módulo de Auditoría que permite auditar la bitácora de todas las operaciones que se ejecutan en el sistema y establecer el rastro electrónico de todos los documentos. Rregistra las consultas, los usuarios, fechas, horas, catálogos, opciones y cualquier acción que se ejecute en el sistema. Permite determinar: quién modificó un registro; qué información fue modificada en un campo determinado; observar los datos creados o modificados en el registro; a qué hora ingresó o salió el usuario del sistema; uso de Clave Incorrecta; Bloqueo de Clave; o Inicio de Sesión Negado entre otros. Es una eficiente herramienta para monitorear la seguridad de la información porque permite prevenir situaciones indeseables proporcionando la capacidad para actuar a tiempo evitando la comisión de un delito.

 

 

SOLUCIONES PARA EMPRESAS

Administracion de Legajos

Una vez digitalizados los legajos pueden ser consultados por el personal autorizado mediante una red interna o mediante la web, evitando el constante manipuleo de la documentación, y al estar siempre disponible se evita el uso de fotocopias que habitualmente se sacan para consultas.

 

Administración de cheques.
Los cheques digitalizados se guardan de tal manera que pueden ser rescatados por  Banco, fecha o valor en forma independiente o conjunta permitiendo contar con una copia de seguridad en caso de extravío. Y realizar las tareas de consulta sin necesidad de mantener fotocopias.

 

Administración de Historias Clínicas

La consulta de las mismas es solo una parte de los beneficios de digitalizarlas, una vez instalado el servicio la consulta puede ser remota con lo cual si un profesional necesita la HC de un paciente, la puede consultar mediante PC o celular, evitando las demoras habituales, cuando es necesario traerlas del archivo. Este modulo también permite en un futuro evitar el papel, y todos los costos relacionados al mismo.

 

Administración de Oficios Judiciales

Esta aplicación está adaptada a la forma de trabajo de abogados permitiéndole la ubicación de los expedientes por distintos campos por ejemplo; número de expediente, año, apellido, nombre. Con el valor agregado de llevar asociado el Box donde esta archivado el documento.

 

Servicio de Digitalización en sitio

Este servicio consiste en instalar puestos de escaneo en el domicilio del cliente con el objetivo de cubrir la demanda de escaneo.
De esta manera se accede a la tecnología digital sin inversión inicial y sin los costos relacionados a la obsolescencia tecnológica.

 

Servicio de digitalización Tradicional

Para clientes que implementan soluciones ofrecemos la posibilidad de digitalizar los documentos en nuestras oficinas, entregado las imágenes con detalle de la caja que las contiene, de este modo la tareas de archivo se complementan permitiendo la rápida ubicación de los documentos digitalizados.

 

Consulta de los documentos

De acuerdo a la necesidad del cliente se instalan programas stand alone para usuarios individuales, cliente servidor para pequeños grupos de trabajo, servidores web Intranet o servidores en Internet para consultas de usuarios distribuidos.

 

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