TEORIA DEL MICROFILM
MICROFILM Desde el año 1995 nos dedicamos a realizar algunas de las mas importantes microfilmaciones de la República Argentina. Vale decir transportamos la información que se encuentra en soporte papel a soporte micrográfico (película fotográfica sofisticada); de esta manera se logran ventajas muy importantes. La técnica micrográfica consiste entonces exclusivamente en esta operación, mediante el uso de equipos y elementos fotográficos, altamente sofisticados. Pero es elemental tener en cuenta que hay que manejar la mícrofilmación insertada en el sistema administrativo moderno, y no aislada o fuera de las otras técnicas y circuitos del tratamiento de la información.
Generalidades Lo que hacemos con el uso de la técnica micrográfica es cambiar el soporte manteniendo intacta la información- esto se logra con la utilización de sistemas fotográficos.
Un SISTEMA es un conjunto de elementos que interactúan entre sí a los efectos de lograr un resultado común a todas sus partes. Partiendo de este concepto o definición de sistema es que concebimos la microfílmacion como una pieza mas dentro de un sistema administrativo documental o de información. Debe haber necesariamente una relación del sistema micrográfico (micro sistema) con el resto de la organización (macro sistema).
Un sistema esta integrado por tres partes o etapas que son: Entrada Proceso y Salida; y entre cada una de estas partes (antes y después), se realizan los controles de calidad. Para obtener un buen producto final es necesario analizar paso a paso todas las etapas e ir controlando y descubriendo los errores o fallas que se van produciendo en cada momento. De lo contrario no sabremos por que el producto final salió bien o por que salió mal.
Película de sales de Plata. La película usada en las cámaras de microfilm es de sales de plata, la llamamos de primera generación. Es un material sensible a todos los colores, por lo tanto hay que manipularla a oscuridad total, esta compuesta por una base de poliester y tiene una emulsión (parte sensible) que se compone de un material orgánico (derivado del vacuno) y los halogenuros de plata. Es por este motivo que a la película habrá que mantenerla a una humedad y temperatura controlada para que no la ataquen las bacterias hongos etc.
De acuerdo al Tamaño de los cristales de sales de plata (que normalmente se llaman granos)será el grado de sensibilidad, más sensible (grano grueso) menos sensible (grano fino) Pero hay que tener en cuenta que cuanto más fino es el grano mayor resolución tiene la película.
Un elemento importante en la película es la capa antihalo (AH). Como la película es altamente transparente tiene esta capa que no permite que ningún rayo pase a través de ella en el momento de la toma luego en el proceso la capa antihalo desaparece. Esta capa puede estar debajo de la emulsión (y se denominan AHU anti halo "undercoat") o puede estar en el interior de la emulsión y se llama AHI (antihalo " íntercoat"
La película de sales de plata se procesa en baños químicos, revelado-fijado-lavado-secado. La duración de la película puede llegar a ser de 500 años dependiendo de la calidad del proceso y del mantenimiento en cuanto a humedad 30 a 40% y temperatura 18 a 24 grados centígrados luego de su proceso.
VENTAJAS DEL MICROFILM 1- Ahorro de Espacio. Esta es una de las ventajas mas promocionadas del microfilm pero no la más importante. Lo que sucede es que el ahorro de espacio, permite acceder a otras ventajas que iremos enumerando. Si se parte del ejemplo o del caso de archivos en papel, que a su vez son ubicados en los conocidos biblioratos, estantes, armarios.etc. El ahorro que se logra en superficie es de aproximadamente el 95 %. También evidentemente se logra un ahorro en peso y volumen que es conveniente analizar en cada archivo.
Pero es interesante recordar que un rollo de 35 mm.(Ancho) por m.30,5 (largo), que puede contener aproximadamente 600 páginas siendo la dimensión del envase de 95 X 100 X 50 mm. Tiene un peso de 300 grs. A esto habrá que agregar el peso y las dimensiones de los elementos que se necesitan para guardar los rollos y los papeles.
2- DURACION En el procesado de la película micrográfica una de las etapas es el lavado, de esto hablaremos mas adelante, pero analizando como ventaja la duración es necesario mencionar el lavado porque del depende la vida útil que va a tener la película también la película luego que ha sido procesada debe ser mantenida a una humedad entre el 30 y 40 y a una temperatura que no supere los 24 C. En estas condiciones se puede asegurar que el microfilm puede llegar a una duración de 500 años.
3- SEGURIDAD Con las dos ventajas que se han analizado hasta el momento ya se puede tener en cuenta que la guarda puede brindar mucho mas seguridad porque es más fácil tener a resguardo, por ejemplo, del fuego, grandes cantidades de información en espacios reducidos. Por otra parte la película que se usa hoy en día no es inflamable como es el papel. El soporte convencional de información que es el papel tiene un importante deterioro a medida que se va consultando se va rompiendo hasta que se llega a perder la información. Esto con la película no pasa; se puede hacer cientos de consultas a un mismo documento microfilmado que no se notara ni rastro de deterioro alguno. También podemos tener en cuenta en lo que hace a seguridad el tema que se refiere a agregar o fraguar documentación. En microfílmacion no es imposible que esto se pueda hacer, pero es de una operatoria tan complicada que se torna imposible en la practica poder pensar en poner o sacar información.
4- CONSERVACION DE LOS CARACTERES Con esto queremos significar que con la técnica micrográfica se logra reproducir el documento tal cual es, sin margen de error. Ya que por un sistema fotográfico estamos haciendo una toma de un documento. Por esto el microfilm ofrece una autenticidad muy importante frente a cualquier otro soporte.
5- FACIL DISEMINACION DE LA INFORMACION Siempre en microfílmacion las copias son sensiblemente de menor costo que los originales. Una segunda generación sale aproximadamente 30 % del valor de la primera generación. Esto nos permite tener archivos paralelos a muy bajo costo ya que también hay un ahorro importante en el correo o traslado. De esta manera se pueden tener micro-archivos en distintas oficinas.
MANIPULADO Y GUARDA DE LOS REGISTROS EN PELICULA
Para el almacenamiento de los registros es importante disponer de sistemas de archivo bien planeados, así como manejar adecuadamente los registros en película. Los encargados de la custodia de los archivos deben prevenirse, contra la pérdida y colocación errónea de registros valiosos, asegurándose también de que los métodos de archivo y manipulación a utilizar no impliquen un uso innecesario de. los registros.
Puede eliminarse el polvo y la suciedad de la película limpiando ésta con una muñequilla de algodón humedecida con el producto limpia películas. Las operaciones de limpieza deben realizarse en atmósferas preparadas para reducir al mínimo la posibilidad de que la película. se cargue electrostáticamente y atraiga partículas de polvo. Es esencial mantener limpios la atmósfera y el lugar de trabajo para realizar estas operaciones con éxito. Otra medida es acondicionar la película a una humedad relativa más elevada antes de limpiarla, y posteriormente reacondicionarla a la baja humedad relativa original.
INSPECCION DE LOS ARCHIVOS DE MICROFILM
La vida potencial de los registros fotográficos depende grandemente de las condiciones atmosféricas -temperatura, humedad, limpieza y de la forma en que se use la película.
Si las condiciones de almacenamiento se conservan dentro de los límites sugeridos en la tabla "Sumario de los Requisitos de Almacenaje y Conservación de los Registros en Microfilms", la inspección de un número adecuado de muestras debidamente seleccionadas, debe hacerse a intervalos de dos años. Mientras que las películas para archivo deben conservarse definitivamente bajo las condiciones de almacenaje recomendadas, los registros en película para usos comerciales pueden conservarse en condiciones menos rigurosas en cuanto a humedad y temperatura.
En los casos donde la humedad no está controlada muy rigurosamente, la película debe inspeccionarse con una frecuencia mayor que cada dos años. Dependiendo de la amplitud y duración que la temperatura. y humedad excedan de los márgenes recomendados, los intervalos entre las inspecciones inicialmente no deben exceder de seis y diez meses. Si no se observa deterioro, puede prolongarse el tiempo; pero sin exceder de un año. Estos períodos de inspección son los recomendados por la "American Standards AssotiaLion" Como esta labor de inspeccionar las películas se considera a veces, como un trabajo demasiado duro y costoso, se abandona durante varios años, lo que produce ocasionalmente resultados desastrosos. Antes que omitir la inspección totalmente, se seleccionarán cada mes para su inspección varios rollos al azar de la colección. Esto proporciona alguna "seguridad" a un costo, relativamente bajo. Si se observa algún indicio de que los registros en película no se conservan adecuadamente, convendrá mejorar las condiciones de almacenaje y disponer otros tratamientos protectores de la película.
También se harán copias de las películas que muestran signos de deterioro..
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